Video Intervista: Stefania Agostini, Direttore del Convention Bureau della Riviera di Rimini

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Qual è la missione della Convention Bureau della Riviera di Rimini e del suo modo di operare?

L’Ufficio delle Convenzioni è nato nel 1994 con l’obiettivo di promuovere e coordinare l’offerta del nostro territorio in termini di convegni e conferenze. In questo modo, stiamo cercando di estendere la stagione turistica e di dare una possibile soluzione al problema dell’adattamento stagionale che risale agli anni ’70, quando il settore balneare mostrava i primi punti deboli. La presenza di entrambe le strutture per conferenze e di una vasta gamma di strutture alberghiere nella zona ha consentito a Rimini di ospitare eventi importanti. È stato un lungo e felice periodo di crescita pionieristica.

Quali sono i punti principali dell’eccellenza e della competitività del Bureau di Convenzione e dell’intero settore della conferenza nella nostra regione?

L’eccellenza del Bureau di Convenzione è coordinare tutte le aziende che partecipano ad una conferenza o alla mostra nel modo migliore per garantire la qualità complessiva dell’offerta. Noi ci occupiamo di un mercato molto esigente, quindi dobbiamo garantire un’alta qualità ad ogni passo del processo. Se disponiamo di servizi e strutture, ma manteniamo tali risorse isolate senza collegarle e coordinarle, non saremo in grado di raggiungere alcun risultato. Per spiegarlo con un esempio, un buon direttore non è abbastanza in un’orchestra se i musicisti giocano in tono e viceversa. L’Ufficio di Convenzione agisce come arbitro e gestore di una rete di imprese e stiamo facendo il nostro lavoro per molti anni con un grande senso di prospettiva: basta dire che nel 2001 eravamo i primi a creare un servizio charter per conferenze.

 

Le innovazioni provengono dal nostro sistema di valori. Stiamo continuamente intraprendendo passi verso il futuro, ma allo stesso tempo rimaniamo fedeli alla nostra tradizione. La nostra nota capacità di accogliere e accogliere i nostri ospiti deve diventare un’arte, con standard di qualità ancora più elevati. Per raggiungere i nostri obiettivi, utilizziamo i più avanzati sistemi informatici, sfruttando tutte le opportunità connesse al mondo digitale. Rimini deve diventare sempre più una città “intelligente” e imparare a utilizzare il suo moderno e moderno centro congressi Palazzo dei Congressi al meglio. Possiamo proporre la nostra offerta in modi diversi, con l’umiltà di sapere che non possiamo farlo da solo e che il sostegno delle istituzioni è cruciale.

Come funziona l’Ufficio di Convenzione, quali sono le tue proposte per attirare clienti internazionali e per competere con successo nei mercati esteri?

Questo è un punto chiave, sappiamo che le nostre prospettive inevitabilmente coincideranno con lo sviluppo del segmento internazionale. Non possiamo prevedere il futuro, ma il nostro imperativo categorico è quello di prepararci. In questo senso, il nuovo Palazzo dei Congressi è un passaggio unico al futuro, a livello nazionale, in molti modi; i suoi materiali da costruzione danno un’idea di solidità e trasparenza, che sono proprio i valori ispiratori della nostra struttura organizzativa. Essere solidi, ben preparati, trasparenti e flessibili: questi sono i prerequisiti per soddisfare la domanda internazionale e per essere competitivi all’estero. Ma è anche fondamentale che la Rimini del terzo millennio mantenga il suo desiderio di cambiare, senza temere la creatività e la bellezza: il Palazzo dei Congressi, bellissimo e funzionale, introduce questo nuovo corso. La nostra speranza è che, quando tornino nei loro paesi, i nostri ospiti ricordano l’efficienza, ma anche la bellezza. È evidente che non possiamo conquistare tutte queste sfide senza l’aiuto della regione Emilia-Romagna e chiederemo il suo importante supporto anche a livello nazionale per creare il marchio italiano e favorire la penetrazione di mercati internazionali.

Collaborazione con la regione Emilia-Romagna:
un valore aggiunto.

L’impegno e il sostegno dell’amministrazione della regione nello sviluppo di relazioni e contatti è fondamentale per attirare eventi, conferenze e congressi. Deve essere un lavoro costante e quotidiano nel mondo delle relazioni pubbliche. Uno dei compiti principali delle istituzioni è precisamente di essere al servizio dei loro territori e degli operatori. Nell’ambito di questa stretta collaborazione, la Convention Bureau svolgerà la sua parte incoraggiando la nostra regione a promuovere ancora di più i principali marchi che lo identificano: Pavarotti, Fellini, Parmigiano Reggiano, Ferrari sono solo alcuni esempi tra gli ambasciatori del valore speciale di questo territorio che potrebbe entrare nei mercati internazionali. Un altro esempio di collaborazione fruttuosa è l’Asse: una realtà unica nel segmento della conferenza regionale che comprende i territori di Parma, Salsomaggiore, Ferrara, Bologna, Modena e Rimini, che negli ultimi dieci anni hanno sviluppato la loro capacità di collaborare con le istituzioni regionali . Il progetto triennale MICE è il nostro successo più importante che deriva dalla capacità e dalla disponibilità a lavorare come squadra, un esempio di collaborazione competitiva. Attualmente sono il presidente dell’Asse e ho avuto la possibilità di presentare la nostra regione al comitato nazionale di coordinamento per il turismo congressuale.

In che modo questo territorio e la sua eccellenza nel turismo potrebbero influenzare il programma post-conferenza e / o la scelta della destinazione?

I tre requisiti più importanti per il successo di un evento sono: accessibilità, alloggi e strutture per conferenze, e un sistema aziendale a supporto dell’intero processo. Quindi classificare l’offerta turistica e il patrimonio culturale, insieme al cibo e al vino. Per questo motivo la Germania è il primo paese europeo ad essere scelto sia dal settore aziendale che dall’associazione, anche se certamente non può paragonare all’Italia per la bellezza. Il motivo è che il turismo congressuale è un segmento molto particolare legato al mondo della comunicazione, dell’informazione, dell’economia, della conoscenza e dell’apprendimento; le persone non vanno per divertimento ma devono essere aggiornate e crescere professionalmente nel più breve tempo possibile e tutto deve essere a portata di mano. Coloro che promuovono gli eventi, come noi, devono soddisfare questi requisiti.

Potresti citare un paio di storie di casi di successo?

Ci sono molti casi in passato e nel presente: nei primi anni ’90 il professor Cambi, docente all’Università di Parma e tesoriere di una delle associazioni più importanti per il trapianto di rene, ci ha informato che il Congresso Internazionale organizzato a Belgrado è stato a rischio a causa del pericolo imminente di guerra nell’ex Iugoslavia. Il consiglio internazionale ha deciso di verificare la tempistica e la fattibilità di tenere il Congresso altrove. Riorganizzare un evento che era stato preparato per tre anni, con risorse già investite, era una sfida quasi impossibile. Tuttavia abbiamo deciso di accettarlo e abbiamo realizzato un evento che adesso ogni partecipante ricorda come esempio di efficienza e buon trattamento. Infatti, nel 1998 siamo stati nuovamente scelti, nonostante i concorrenti erano le principali capitali europee. Questa esperienza ha aperto molte altre porte, aumentando la nostra credibilità e sviluppando rapporti di alta qualità che rimangono ancora.
Venendo al giorno d’oggi, vorrei ricordare l’evento Calzedonia: una presentazione mondiale della collezione estiva, una produzione straordinaria acquistata da importanti attori nel mondo della comunicazione come Mediaset.

Come immaginate l’Ufficio di Convenzione in futuro?

Penso che l’Ufficio di presidenza svilupperà ulteriormente il ruolo di promotore e produttore di eventi senza aspettare che gli utenti ci contattino. A tal fine abbiamo organizzato recentemente la conferenza “Rimini in forma”, in risposta alla necessità del mercato degli integratori alimentari. Questo evento sulla medicina e il cibo era un punto di riferimento per tutti coloro che si occupano di salute e benessere.

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