Video Intervista: Stefania Agostini, Direttore del Convention Bureau della Riviera di Rimini

Qual è la missione della Convention Bureau della Riviera di Rimini e del suo modo di operare?

L’Ufficio delle Convenzioni è nato nel 1994 con l’obiettivo di promuovere e coordinare l’offerta del nostro territorio in termini di convegni e conferenze. In questo modo, stiamo cercando di estendere la stagione turistica e di dare una possibile soluzione al problema dell’adattamento stagionale che risale agli anni ’70, quando il settore balneare mostrava i primi punti deboli. La presenza di entrambe le strutture per conferenze e di una vasta gamma di strutture alberghiere nella zona ha consentito a Rimini di ospitare eventi importanti. È stato un lungo e felice periodo di crescita pionieristica.

Quali sono i punti principali dell’eccellenza e della competitività del Bureau di Convenzione e dell’intero settore della conferenza nella nostra regione?

L’eccellenza del Bureau di Convenzione è coordinare tutte le aziende che partecipano ad una conferenza o alla mostra nel modo migliore per garantire la qualità complessiva dell’offerta. Noi ci occupiamo di un mercato molto esigente, quindi dobbiamo garantire un’alta qualità ad ogni passo del processo. Se disponiamo di servizi e strutture, ma manteniamo tali risorse isolate senza collegarle e coordinarle, non saremo in grado di raggiungere alcun risultato. Per spiegarlo con un esempio, un buon direttore non è abbastanza in un’orchestra se i musicisti giocano in tono e viceversa. L’Ufficio di Convenzione agisce come arbitro e gestore di una rete di imprese e stiamo facendo il nostro lavoro per molti anni con un grande senso di prospettiva: basta dire che nel 2001 eravamo i primi a creare un servizio charter per conferenze.

 

Le innovazioni provengono dal nostro sistema di valori. Stiamo continuamente intraprendendo passi verso il futuro, ma allo stesso tempo rimaniamo fedeli alla nostra tradizione. La nostra nota capacità di accogliere e accogliere i nostri ospiti deve diventare un’arte, con standard di qualità ancora più elevati. Per raggiungere i nostri obiettivi, utilizziamo i più avanzati sistemi informatici, sfruttando tutte le opportunità connesse al mondo digitale. Rimini deve diventare sempre più una città “intelligente” e imparare a utilizzare il suo moderno e moderno centro congressi Palazzo dei Congressi al meglio. Possiamo proporre la nostra offerta in modi diversi, con l’umiltà di sapere che non possiamo farlo da solo e che il sostegno delle istituzioni è cruciale.

Come funziona l’Ufficio di Convenzione, quali sono le tue proposte per attirare clienti internazionali e per competere con successo nei mercati esteri?

Questo è un punto chiave, sappiamo che le nostre prospettive inevitabilmente coincideranno con lo sviluppo del segmento internazionale. Non possiamo prevedere il futuro, ma il nostro imperativo categorico è quello di prepararci. In questo senso, il nuovo Palazzo dei Congressi è un passaggio unico al futuro, a livello nazionale, in molti modi; i suoi materiali da costruzione danno un’idea di solidità e trasparenza, che sono proprio i valori ispiratori della nostra struttura organizzativa. Essere solidi, ben preparati, trasparenti e flessibili: questi sono i prerequisiti per soddisfare la domanda internazionale e per essere competitivi all’estero. Ma è anche fondamentale che la Rimini del terzo millennio mantenga il suo desiderio di cambiare, senza temere la creatività e la bellezza: il Palazzo dei Congressi, bellissimo e funzionale, introduce questo nuovo corso. La nostra speranza è che, quando tornino nei loro paesi, i nostri ospiti ricordano l’efficienza, ma anche la bellezza. È evidente che non possiamo conquistare tutte queste sfide senza l’aiuto della regione Emilia-Romagna e chiederemo il suo importante supporto anche a livello nazionale per creare il marchio italiano e favorire la penetrazione di mercati internazionali.

Collaborazione con la regione Emilia-Romagna:
un valore aggiunto.

L’impegno e il sostegno dell’amministrazione della regione nello sviluppo di relazioni e contatti è fondamentale per attirare eventi, conferenze e congressi. Deve essere un lavoro costante e quotidiano nel mondo delle relazioni pubbliche. Uno dei compiti principali delle istituzioni è precisamente di essere al servizio dei loro territori e degli operatori. Nell’ambito di questa stretta collaborazione, la Convention Bureau svolgerà la sua parte incoraggiando la nostra regione a promuovere ancora di più i principali marchi che lo identificano: Pavarotti, Fellini, Parmigiano Reggiano, Ferrari sono solo alcuni esempi tra gli ambasciatori del valore speciale di questo territorio che potrebbe entrare nei mercati internazionali. Un altro esempio di collaborazione fruttuosa è l’Asse: una realtà unica nel segmento della conferenza regionale che comprende i territori di Parma, Salsomaggiore, Ferrara, Bologna, Modena e Rimini, che negli ultimi dieci anni hanno sviluppato la loro capacità di collaborare con le istituzioni regionali . Il progetto triennale MICE è il nostro successo più importante che deriva dalla capacità e dalla disponibilità a lavorare come squadra, un esempio di collaborazione competitiva. Attualmente sono il presidente dell’Asse e ho avuto la possibilità di presentare la nostra regione al comitato nazionale di coordinamento per il turismo congressuale.

In che modo questo territorio e la sua eccellenza nel turismo potrebbero influenzare il programma post-conferenza e / o la scelta della destinazione?

I tre requisiti più importanti per il successo di un evento sono: accessibilità, alloggi e strutture per conferenze, e un sistema aziendale a supporto dell’intero processo. Quindi classificare l’offerta turistica e il patrimonio culturale, insieme al cibo e al vino. Per questo motivo la Germania è il primo paese europeo ad essere scelto sia dal settore aziendale che dall’associazione, anche se certamente non può paragonare all’Italia per la bellezza. Il motivo è che il turismo congressuale è un segmento molto particolare legato al mondo della comunicazione, dell’informazione, dell’economia, della conoscenza e dell’apprendimento; le persone non vanno per divertimento ma devono essere aggiornate e crescere professionalmente nel più breve tempo possibile e tutto deve essere a portata di mano. Coloro che promuovono gli eventi, come noi, devono soddisfare questi requisiti.

Potresti citare un paio di storie di casi di successo?

Ci sono molti casi in passato e nel presente: nei primi anni ’90 il professor Cambi, docente all’Università di Parma e tesoriere di una delle associazioni più importanti per il trapianto di rene, ci ha informato che il Congresso Internazionale organizzato a Belgrado è stato a rischio a causa del pericolo imminente di guerra nell’ex Iugoslavia. Il consiglio internazionale ha deciso di verificare la tempistica e la fattibilità di tenere il Congresso altrove. Riorganizzare un evento che era stato preparato per tre anni, con risorse già investite, era una sfida quasi impossibile. Tuttavia abbiamo deciso di accettarlo e abbiamo realizzato un evento che adesso ogni partecipante ricorda come esempio di efficienza e buon trattamento. Infatti, nel 1998 siamo stati nuovamente scelti, nonostante i concorrenti erano le principali capitali europee. Questa esperienza ha aperto molte altre porte, aumentando la nostra credibilità e sviluppando rapporti di alta qualità che rimangono ancora.
Venendo al giorno d’oggi, vorrei ricordare l’evento Calzedonia: una presentazione mondiale della collezione estiva, una produzione straordinaria acquistata da importanti attori nel mondo della comunicazione come Mediaset.

Come immaginate l’Ufficio di Convenzione in futuro?

Penso che l’Ufficio di presidenza svilupperà ulteriormente il ruolo di promotore e produttore di eventi senza aspettare che gli utenti ci contattino. A tal fine abbiamo organizzato recentemente la conferenza “Rimini in forma”, in risposta alla necessità del mercato degli integratori alimentari. Questo evento sulla medicina e il cibo era un punto di riferimento per tutti coloro che si occupano di salute e benessere.

BTC a Firenze: immagine di un edizione di successo. prospettive ottimistiche per le conferenze di turismo e dell'Emilia-Romagna, prima in Italia e all'estero

Innanzitutto, il successo è misurato in numeri, e la fiera (BTC) tenutasi a Firenze a novembre è stata la più riuscita di tutte le edizioni fino ad oggi: la frequenza di partecipazione è raddoppiata rispetto allo scorso anno, passando da 3.300 a 6.724 visitatori . Il numero degli espositori ha registrato un aumento del 22%, pari a 313 aziende, mentre il numero di acquirenti internazionali è aumentato del 40%, con 300 organizzatori di eventi provenienti da 22 paesi. Sono stati stipulati 7.152 appuntamenti tra venditori internazionali e acquirenti, registrando + 32% rispetto all’ultima edizione. Più di 100 nuovi espositori hanno scelto quest’anno BTC, tra i quali sono state tre delle più importanti commissioni turistiche internazionali: Israele, Messico e Polonia.

BTC-APTBTC conferma che il turismo congressuale è un settore vivace ed è in grado di guardare al futuro con ottimismo grazie al suo grande potenziale (solo in Italia, 300.000 persone lavorano in questo campo). In un contesto fortemente competitivo, Emilia-Romagna non poteva mancare di questa opportunità: la regione ha partecipato alla mostra con 13 operatori, tutti ospitati nella cabina di 84 metri quadrati realizzati dal consiglio turistico locale APT Servizi. Grazie ai suoi centri di eccellenza a Bologna, Parma e Rimini (con la più grande struttura di congressi in Italia), il turismo di conferenza sta diventando sempre più importante nell’ambito dell’offerta globale della regione, mettendo Emilia-Romagna in una posizione di leader sia sul piano italiano che il mercato internazionale.

BTC-APTLa nostra presenza presso la BTC di Firenze è stata parte del piano di promozione regionale creato da APT Servizi a supporto del turismo MICE (Meeting, Incentive, Conference and Events). Negli ultimi mesi sono state intraprese diverse iniziative a livello nazionale e internazionale: dalla partecipazione a fiere specializzate a Mosca, Francoforte, Pechino e Las Vegas, all’organizzazione di workshop e visite didattiche, come il recente evento a Parma con 12 acquirenti provenienti dalla Germania, dalla Gran Bretagna e dalla Svizzera e da 11 operatori dell’Emilia-Romagna.

Emilia-Romagna e i suoi tre operatori all'Imex America a Las Vegas per diventare famosa in tutto il mondo

Emilia-Romagna sta sfruttando ogni occasione per diventare conosciuta in tutto il mondo. Infatti, la regione italiana partecipa alla terza edizione di Imex America, la più importante fiera del turismo convenzionale degli Stati Uniti, tenutasi dal 15 al 17 ottobre a Las Vegas.

La presenza dell’intera offerta italiana è organizzata dall’Enit, il Consiglio Nazionale del Turismo, che consente a ciascun operatore di avere una scrivania personalizzata. Emilia-Romagna partecipa con tre operatori: Bologna Congressi, Convention Bureau Riviera di Rimini e Food Valley Travel (Parma)

La partecipazione dell'Emilia Romagna al CIBTM - Incentivi viaggi di lavoro & Meeting Expo in Cina

La partecipazione alla CIBTM – Incentive Business Travel & Meetings Expo China, ha  consolidato la consapevolezza che il mercato cinese rappresenta un’opportunità fondamentale per le strutture MICE e Incentive, un’opportunità per restare competitivi. La Regione Emilia Romagna ha tutti i requisiti necessari per crescere ulteriormente e in tal senso APT assume un ruolo fondamentale a fini promozionali.

Dai vari incontri è emerso l’interesse per nuove destinazioni, sia Business che Leisure, per rispondere a una domanda sempre più volta a nuove esperienze. Nella prevalenza dei casi i principali Tour Operator offrono già prodotti con i capoluoghi italiani più noti. Tuttavia c’è ancora molto lavoro da fare, predisponendo nuove proposte con destinazioni attraenti, suggestive per i viaggiatori che hanno  visitato l’Italia almeno in una circostanza. Un buon mix tra rapporti interpersonali e puntuale scambio di informazioni con gli opinion leader del settore turistico sarà decisivo. Così come sarà necessario uno sforzo per strutturare prodotti altamente differenziati e adatti al mercato cinese, individuando operatori locali in Emilia Romagna per soddisfare i tour operator cinesi.

In questa prospettiva la parola d’ordine è la strategia, che si dovrà articolare in diverse attività.

Emilia Romagna maps of turistic offers

L’obiettivo prioritario di APT sarà l’avviamento di canali commerciali a beneficio della realtà imprenditoriale regionale. Di particolare importanza assume il rapporto tra la Responsabile del Progetto Asiatico ed ENIT, nell’avvio di rapporti con i Tour Operator interessati a nuove destinazioni. Da non sottovalutare il ruolo di Enti quali Ambasciata e Consolati, ai fini di promozioni in co-marketing del territorio Emiliano Romagnolo in Cina.

Idee, iniziative e proposte andranno correttamente comunicate, per questo è necessaria la promozione e l’aggiornamento di un portale, in lingua cinese, per attirare visitatori interessati ai prodotti e servizi. Il progetto Blogville ER potrebbe offrire un nuovo punto di vista e visibilità dell’Emilia Romagna. Le esperienze vissute dai vari blogger cinesi potrebbero essere riportate su altri canali online (wexin, weibo rispettivamente Twitter e Facebook cinesi) così da promuovere il territorio e cominciare un’azione formativa delle destinazioni regionali.

Va consolidata la collaborazione con i Brand emiliano romagnoli già affermati in Cina come Ferrari, Lamborghini, Ducati e Prodotti dell’Enogastronomia, attraverso i quali poter presentare il territorio e posizionare l’Emilia-Romagna come destinazione di lusso. Contestualmente vanno predisposti pacchetti studiati per un turista e/o businessman che potrebbero essere scambiati con i Brand menzionati, ed utilizzati per coinvolgere clienti, in cambio di promozione delle destinazioni durante gli eventi in Cina. La stessa azione potrebbe essere pensata su Media come premio durante cene di Gala annuali organizzate per i lettori/clienti VIP delle Testate Giornalistiche più adatte al prodotto (Lifestyle, Viaggi, Moda…).

Il quadro complessivo mette in luce le potenzialità di questi territori capaci di rispondere efficacemente alle nuove richieste di questo mercato.

 

Insolita ed esclusiva location per eventi aziendali a Parma

Il “Caseificio della Musica” – una nuova sede esclusiva a Parma per eventi aziendali e incontri di lavoro. “Bertinelli” è una latteria che ogni giorno produce 20 formaggi Parmigiano-Reggiano. Il “Caseificio della Musica”, l’agriturismo Bertinelli situato proprio accanto alla latteria, è il luogo perfetto per incontri di lavoro e eventi aziendali con il suo ristorante con 250 posti – che offre il meglio della cucina tradizionale locale – una sala congressi dotata di un grande schermo di 90 mq che può ospitare fino a 400 persone e, ultimo ma non meno importante, una piscina all’aperto, ideale per feste estive e divertimento.
Ulteriori informazioni: www.parmaincoming.it

Escursioni famigliari in Emilia-Romagna per conquistare i mercati BRIC

Le escursioni dedicate alle famiglie, organizzate da APT Servizi, offrono il meglio dell’Emilia-Romagna per l’accesso al mercato emergente di Cina, India e Brasile.

Tre programmi dedicate alle famiglie per presentare e mostrare il meglio degli eventi aziendali e delle gite incentive in Regione Emilia-Romagna sono stati programmati quest’anno nel piano di marketing “Meet in Emilia-Romagna”. Il primo si è svolto dall’11 al 14 giugno e ha coinvolto un gruppo di 10 operatori turistici cinesi con reparto MICE specializzato in viaggi verso l’Europa.
Il programma comprendeva Bologna (trekking urbano nel centro della città, “aperitivo sulle nuvole” sulla cima della torre Prendiparte, prova teatrale al Teatro Comunale, visita dello shopping dei migliori Made in Italy), Ferrara (con una speciale accoglienza “Palio di Ferrara”), Modena (il nuovissimo Museo Enzo Ferrari, il Teatro Comunale e il ristorante Pavorotti) e un workshop con gli specialisti di Meet in Emilia Romagna.

La seconda ha ospitato una selezione di tour operator provenienti dall’India (5 aziende) che hanno visitato dal 27 giugno al 1 luglio Rimini (il nuovissimo Palazzo dei Congressi, una crociera a vela lungo la costa adriatica e un’escursione al castello di Montegridolfo), Bologna laboratori artigianali, torri medievali e case naturali nel centro della città), Modena (produzione di Aceto Balsamico Tradizionale e Ferrari: MEF & Galleria Ferrari) e alcune fabbriche di shopping per il meglio del Made in Italy.

L’ultimo ma non meno importante tour è riservato a 6 acquirenti del Brasile. Il programma – focalizzato sulla Regione, mette in evidenza la Valle del Motore e la Valle dell’Alimentazione – si svolgerà dal 18 al 24 settembre e prenderà i partecipanti ai distretti del MICE di Parma e Bologna, comprese le visite degli impianti, castelli e case naturali, cibo e le produzioni vitivinicole (dal prosciutto di Parma al latticello di Parmigiano-Reggiano, dai vigneti alle tradizionali case dell’aceto Balsamico), alle fabbriche e ai musei di automobili e motociclette (Ferrari, Lamborghini e Ducati), così come alla Terra di Verdi e un test drive su circuito.